Techniktipp: Gutscheine verwalten mit Schmetterling ARGUS
Wenn Reisebüros Gutscheine verkaufen, zum Beispiel als Geschenk, müssen sie den Überblick behalten. Mit dem Mid- und Backoffice-System ARGUS von Schmetterling geht das ganz leicht. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie damit Reisegutscheine erstellen und verwalten. Dies ist der Auftakt einer Serie von Techniktipps für die Schmetterling-Software, die von mehreren tausend Reisebüros genutzt wird.
Vor9
Reisebüros, die einen Gutscheinverkauf dokumentieren wollen, legen ihn in ARGUS wie eine eigene Reise an. Als Zielgebiet können Sie Gutschein (Punkt 1) hinterlegen. Als Reisezeitraum kann das Ausstellungsdatum und ein beliebiges Datum in der Zukunft eingetragen werden. Für Letzteres bietet sich das Verkaufsdatum plus drei Jahre an (2). So lange ist ein Gutschein in Deutschland in der Regel gültig:
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Unter Veranstalter und Leistungsart findet man im Dropdown-Menü ebenfalls Gutschein (3) zur Auswahl:
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In den Leistungsdetails kann der Empfängername eingetragen werden (4).
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Viele Kunden werden den Reisegutschein in bar bezahlen. ARGUS-Nutzer können dann im Vorgang die Zahlung verbuchen und dem Kunden eine Quittung ausstellen. Dadurch ist der Gutscheinverkauf dokumentiert. Das ist unter anderem für den Steuerberater wichtig, der die Gutscheinmenge, die sich im Umlauf befindet, kennen muss. Dazu finden Expedienten unter dem Button Reporting den Punkt Gutscheinliste – dort sind alle verkauften und eingelösten Gutscheine aufgelistet (5). Die Liste kann auch als PDF- oder Excel-Datei verschickt werden.
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Sobald ein Kunde eine Reise bucht und diese mit einem Gutschein bezahlen will, wählt der Expedient als Zahlart in der Reise Zahlung mit Gutscheinliste aus. Im Drop-Down-Menü Gutschein werden alle noch nicht verwendeten Gutscheine angezeigt. Dort klickt der Nutzer dann den richtigen Gutschein an (6).
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Diesen Techniktipp hat Schmetterling exklusiv für Counter vor9 bereitgestellt.