So schreiben Profis E-Mails, die Kunden zum Buchen animieren

In der hektischen Welt des Reisegeschäfts ist die E-Mail oft der wichtigste Kontaktpunkt zu Kunden. Eine gut formulierte Nachricht kann viel bewirken: Sie schafft Vertrauen, weckt Vorfreude und steigert die Bereitschaft, die nächste Reise bei Dir zu buchen. Wie gelingt das? Ein praktischer Leitfaden von Trainerin Wibke Rissling-Erdbrügge.

E-Mail Youve got Mail iStock AlKane.jpg — iStock/AlKane

E-Mails an Kunden sollten begeistern, denn sie sind im Reisegeschäft oft der Kommunikationsweg mit Kunden

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Beginne mit einem Dankeschön und zeige Wertschätzung: Deine Kunden sollen spüren, dass ihre Anfrage etwas Besonderes ist. Starte mit einem freundlichen und persönlichen Dankeschön – das ist immer ein guter Einstieg. Eine E-Mail könnte so beginnen:

„Liebe Familie Müller, ping, welch schöne Überraschung, als wir Ihre Nachricht in unserem Postfach entdeckten! Wir freuen uns sehr, Ihre wohlverdiente Auszeit planen zu dürfen.“

Solche Details zeigen dem Kunden, dass Du ihn wertschätzt, und machen ihn aufmerksamer auf das, was folgt.

Bilder und kleine Geschichten schaffen Nähe: Mal ehrlich, niemand möchte trockene Fakten lesen, wenn es um Urlaub geht. Nutze bildhafte Sprache und erzähle Geschichten, die den Leser in eine Urlaubswelt entführen. Zum Beispiel:

„Auf, auf, der Berg ruft! Dieses Mal geht’s nach Osttirol. Stell Dir vor, morgens stehst Du mit Blick auf die Lienzer Dolomiten auf, und nach einem aufregenden Tag in den Bergen gönnst Du Dir ein gemütliches Abendessen in einem urigen Restaurant in Lienz.“

So bringst Du Kunden dazu, sich ihren Urlaub bildlich vorzustellen – ein starker Anreiz, nicht wahr?

Loben und bestätigen – schaffe eine positive Bindung: Hast Du das Gefühl, der Kunde hat eine gute Wahl getroffen? Dann zeige ihm das. Bestätigung erzeugt Bindung denn jeder mag Lob und den, der lobt. Eine Formulierung wie diese könnte gut passen:

„Sehr klug von Ihnen gewählt! Osttirol ist ein idealer Ausgangspunkt für Bergwanderungen, Wellness und kleine Shoppingtouren. Eine perfekte Mischung aus Aktivität und Entspannung.“

Durch Lob verstärkst Du das Gefühl, dass die Entscheidung für diese Reise genau richtig ist.

Die Vorfreude steigern: Vorfreude ist die schönste Freude, und als Reiseexperte kannst Du diese steigern, indem Du die Gefühle Deines Kunden ansprichst. Hier ist ein Beispiel, wie Du Vorfreude wecken kannst:

„Träumen Sie schon vom nächsten Urlaub? Während wir für Sie planen, dürfen Sie sich entspannt zurücklehnen – denn die schönste Freude beginnt ja bekanntlich nicht erst beim Kofferpacken!“

Verwende angenehme und emotionale Begriffe wie „träumen“ oder „entspannen“. Solche Formulierungen lassen den Leser auf angenehme Weise in Urlaubsstimmung kommen.

Strukturiere die wichtigen Informationen klar und pragmatisch: Gerade, wenn es um Details geht, ist eine klare Struktur wichtig. Fasse die wichtigsten Eckdaten immer übersichtlich zusammen. Übersicht hilft dem Kunden, seine Wünsche noch einmal zu reflektieren und sorgt für Klarheit.

Verbindlichkeit schafft Vertrauen: Verlässlich zu sein, ist ein Schlüssel für Vertrauen. Setze deshalb klare Erwartungen, wann Du Dich wieder melden wirst:

„In den nächsten zwei Tagen erstellen wir für Sie ein Angebot, das Sie begeistern wird! Wenn Sie Rückfragen haben, erreichen Sie uns jederzeit telefonisch in der Zeit von 9 bis 18 Uhr.“

Eine klare Ansage, wann der Kunde mit dem nächsten Schritt rechnen kann, zeigt, dass Du sein Anliegen ernst nimmst.

Humor und Übertreibung – bring ein Lächeln ins Spiel: Ein lockerer Umgangston kann die Reiseplanung erheblich erleichtern. Durch kleine Übertreibungen und Humor machst Du die Kommunikation erfrischend.

„Wer die Wahl hat, hat die Qual – und dieses Mal haben wir uns so richtig für Sie ins Zeug gelegt. Zwei Angebote, so unschlagbar, dass Ihnen Hören und Sehen vergeht. Jetzt dürfen Sie sich die Nächte um die Ohren schlagen und sich entscheiden!“

Ein Lächeln beim Lesen sorgt dafür, dass der Kunde die oft stressige Urlaubsplanung als angenehme Aufgabe empfindet.

Sich selbstbewusst präsentieren: Mach Dir Deine eigene Kompetenz bewusst und präsentiere sie mit Stolz. Wenn Du Dein Angebot vorstellst, betone Deine Expertise und Deine Kontakte:

„Mit viel Verhandlungsgeschick haben wir einen tollen Vorzugspreis für Sie herausgeholt. Der Anbieter vor Ort bietet zurzeit Specials, die einfach perfekt für Ihre Familie sind!“

Zeige, dass Du die besten Deals und das richtige Gespür für besondere Angebote hast. Das macht Dich zum verlässlichen Partner.

Fazit: Experimentiere mit verschiedenen Formulierungen. Feile an Deinem Schreibstil. Denn je besser Du im E-Mail-Schreiben wirst, desto zufriedener sind Deine Kunden – und desto eher buchen sie bei Dir. Lass‘ Deiner Kreativität freien Lauf, schau immer durch die Brille des Kunden und mach‘ jede E-Mail zu einem kleinen Erlebnis!

Autorin Wibke Rissling-Erdbrügge von WRE Training für Touristiker arbeitet seit 20 Jahren als Trainerin, E-Learning-Expertin und Coach für Reiseunternehmen. In Zusammenarbeit mit Counter vor9, Reise vor9 und Hotel vor9 veranstaltet sie die kostenlose E-Learning-Reihe Fit in 30 Minuten.