Rock-Reiseservice als Geschäftsmodell

In 2002 hat sich das Team im LCC-Reisebüro Ibero International in der Frankfurter Innenstadt dazu entschlossen, die Abteilung Reiseplanung für die Entertainment-Branche zu einer eigenen Marke zu machen. "Das Ganze wurde irgendwann zu groß und so haben wir Ibero Tour Service aus der Taufe gehoben", erzählt Aurich, der mittlerweile seit 32 Jahren im Ibero-Büro tätig ist. "Zu Beginn war ich Teilzeitkraft, heute bin ich Geschäftsführer", erzählt er über seinen Werdegang.

Die Lufthansa-City-Center-Agentur in der Kirchnerstraße bedient die touristische Klientel genauso wie Firmenkunden und feiert in diesem Jahr ihr 50-jähriges Bestehen. Es gibt 45 Mitarbeiter, von denen neun ausschließlich im Tourservice arbeiten. Das sei wichtig gewesen, um das Profil zu schärfen. Denn die Kunden bräuchten besondere Services und auch die Expis besondere Skills. Dazu gehöre neben dem sicheren Fachwissen als Reiseverkäufer vor allem Musikbegeisterung, Verschwiegenheit und Vertrauen. "Du bist kein schnöder Dienstleister, du musst ticken, wie die ticken", weiß der Geschäftsführer.

Komplexe Planung lange im Voraus
"Wir haben die Abteilung in den 90ern gegründet, als wir die größte deutsche Konzertagentur als Kunden bekommen haben. Es hat sich herausgestellt, dass sich das Geschäft vom Firmenreisedienst sehr stark unterscheidet", sagt Aurich. Die Planung gestalte sich wesentlich komplexer, habe viel mit Logistik und dem Buchen von Hotels im großen Stil zu tun. Wenn man etwa eine große Tournee plane, egal ob im In- oder Ausland, dann geschehe das alles ein Jahr im Voraus.

"Denn wenn die Konzerttermine raus sind und die Tickets verkauft werden, buchen die Fans die Hotels – wir müssen vorher die Zimmerkontingente blocken und die Preise mit den Hoteliers verhandeln", so Aurich. Am Beispiel der Band Rammstein erläutert er die Größenordnung, denn da gehe es um 200 Zimmer pro Nacht, die über Monate weltweit gebucht werden müssen.

Rock am Ring und Wacken sind Kunden
Es werde von den Entertainment-Leuten erwartet, dass das Ibero-Team für jeden Halt einer Tournee verschiedene Hotels in allen Stilen und passend zum jeweiligen Budget vorschlägt. "Klar ist auch, dass etwa Helene Fischer oder Die Toten Hosen selbst anders absteigen als ihre Crew." Und auch die großen Festivals, wie Rock am Ring und Wacken, gehören zum Kundenstamm.

Über die Jahre sei Ibero Tour Service eine große Expedia-Agentur geworden, die Zahlungsabwicklung funktioniere bei den OTAs besser als bei Amadeus. Darum habe das Team Accounts bei allen wichtigen Hotelportalen. Zudem müssen sich die Tourplaner-Expis bestens mit den Gruppen-Tools der Airlines auskennen und sattelfest in Excel sein. Denn "unsere Reisepläne entstehen häufig in Shared Documents mit den Kunden, die sind lebendig, der Ball geht hin und her".

Wertschätzung von Travel Agents
Und es gibt weitere Unterschiede zum normalen Counter-Geschäft, was auch Bewerber wissen müssen. "Das Musikgeschäft läuft sieben Tage die Woche, man ist mit allen Kunden per Du und spricht 50 Prozent der Zeit englisch", sagt Aurich. Doch man bekomme auch viel zurück. "Die Kundschaft weiß Travel Agents sehr zu schätzen und ist sehr treu", so der Touristiker. Und die Mitarbeiter werden häufig und gerne auf Konzerte sowie Festivals eingeladen, erzählt Aurich. Kunden verliere man eigentlich nur, wenn man einen schlechten Job mache.

"Leider können wir derzeit keine neuen Künstler mehr annehmen, es fehlt schlicht das Personal für weiteres Wachstum", bedauert der Geschäftsführer. "Ich will das gute Personal, dass wir haben, ja auch nicht überlasten, darum suchen wir händeringend neue Reiseverkäufer", sagt Aurich.

Sabine Schreiber-Berger