Wo KI bei der Abrechnung der Reisekosten helfen könnte
Die Aussicht auf einfachere Reisekostenabrechnungen wecke das Interesse von Unternehmen an KI-Lösungen, hat der IT-Dienstleister SAP Concur in einer Umfrage ermittelt. Allerdings herrsche bislang noch Verunsicherung mit Blick auf Datenschutz und Urheberrechte.
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Bei Reisekostenabrechnungen erhoffen sich Firmen und Reisende Vorteile durch KI
Verlockend sei aus dem Blickwinkel der Unternehmen vor allem die Möglichkeit, die Reisekostenabrechnung mittels KI zu vereinfachen, so SAP Concur. Rund 60 Prozent der Beschäftigten in deutschen Unternehmen könnten sich die Unterstützung durch KI bei der Abrechnung ihrer mit Geschäftsreisen verbundenen Ausgaben vorstellen. Gleichzeitig wünschten sie sich von ihrem Arbeitgeber bei der Umsetzung, dass der Schutz von Daten und Urheberrechten (63%) gewährleistet sei und Tools entsprechend zertifiziert seien (63%), um Schäden wie Datenlecks zu vermeiden.
Die Reisekostenabrechnung sei aufgrund fehlender Digitalisierung laut Umfrage aktuell für viele Arbeitnehmende noch ein zeitaufwändiger und komplexer Prozess, heißt es weiter. Jeder Dritte müsse seine Abrechnung noch papierbasiert oder in Form von Excel-Tabellen einreichen (36%). Grund dafür seien häufig strenge Compliance-Anforderungen, die sicherstellen sollten, dass Reisekosten korrekt abgerechnet würden. Immerhin 40 Prozent der Befragten könnten zumindest ihre Belege bereits digital einreichen und der Abrechnung hinzufügen. Damit sei aber noch längst nicht das volle Potenzial KI-basierter Lösungen ausgeschöpft.
Automatische Einhaltung der Richtlinien
So erforderten neue Arbeitsmodelle Richtlinien für das Arbeiten im Homeoffice, auf Geschäftsreise oder im Ausland. Auch hier komme KI zum Tragen, wenn sie beispielsweise die Einhaltung von Richtlinien bereits während des Abrechnungsprozesses sicherstelle. Geschäftsreisende könnten ihre Belege einfach digital einreichen – die KI prüfe sie und fasse sie automatisiert in einer Abrechnung zusammen. Das steigert nicht nur die User Experience, sondern auch die Prozesseffizienz. Unternehmen müssten weitaus weniger Zeit aufwenden, um fehlerhafte Abrechnungen an Geschäftsreisende zurückzugeben, die diese dann erneut prüfen müssten. Gleichzeitig würden die Daten durch Maßnahmen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt.
38 Prozent der Befragten nehmen laut SAP Concur an, dass die Einbindung intelligenter Lösungen ihr Arbeitspensum grundsätzlich reduzieren werde. Dadurch stiegen aber auch die Erwartungen an den Arbeitgeber: Diese sollten Lösungen schnell (47%) und vor allem dort, wo sie den Mitarbeitenden eine echte Arbeitserleichterung verschafften (62%) zugänglich machen. Geschäftsreisende wünschten sich zudem eine schnellere Abwicklung der Reisekostenabrechnung (45%), da sie häufig bis zu vier Wochen auf ihre Rückerstattung warten (36%) und dadurch Kosten für Geschäftsreisen vorstrecken müssten. Gerade in diesem Punkt könne KI zum echten "Gamechanger" für die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit werden, resümieren die IT-Spezialisten.